人民法院的档案室国家档案体系中相当重要的一部分，不仅在于它真实的记录了人民法院的审判工作和其他各项活动，更是维护法院审判历史面貌的重要凭证。随着社会科学的不断发展和档案拥有量及使用量的增加，档案电子化管理的出现使得法院档案管理站在了一个规范化、科学化、现代化的时代端口，这也对我们法院档案管理制度的完善提供了法理学和档案学的大时代背景。本文结合法院档案自身特点，试对法院档案电子化管理的现状、存在问题、发展趋势作粗浅探析，以期探索适合电子诉讼档案的管理模式。

关键字：

法院档案  电子化管理  制度完善

以下正文：

随着时代的发展和社会科学的普及，传统意义上的档案管理在处理大量的信息和更为复杂的档案文件上，已经显得不堪重负，而电子科技的发展使得电子档案管理应运而生。同时，法院档案电子化管理也是法院信息化和司法改革的必然要求。电子档案的到来，有效的缓解了档案管理过程中庞大的压力，它的快速有效、牢固简便，使得其逐渐的替代了传统档案管理的形式。然而，电子档案管理并不是完美无瑕的，它本身存在着难以克服的缺陷，甚至是隐患，这就需要我们共同努力，在正确面对这些难题下，就如何完善电子档案管理，做出合理分析并提出完善意见和建议。

一、法院档案电子化管理概述

1、法院档案电子化管理概念

档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求。[①]

           ——【加】特里･库克（著名档案管理学家）

作为一种专业性极强的特种档案，法院档案所要适用的管理模式既需要应对社会发展、司法改革的对档案管理的需要，又要满足法院自身审判专业性的特点——这就是法院档案电子化管理的实质要求。

2、电子档案管理与传统档案管理之区别

首先，归档时间之异。传统档案管理归档时间要求严格，在案件办结后特定时间内必须完成归档过程；然而，电子档案归档时间比较灵活，可在案件办结后某一时间，定时统一归档

其次，归档方式之异。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。[②]

再次，保管方式之异。电子文档载体存在于电脑、信息多媒体等介质之上，传统档案管理以纸质为主。且电子档案可以用通用、统一的格式保存，使得档案信息资源利用起来十分方便。

最后，查询利用方式之异。电子管理可以遵循电子文件的特殊性统一分类、编目管理，利用链接文件主题词、目录、内容等技术，[③]多角度、全方位的构建检索工具，从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。

二、法院档案电子化管理现状分析

1、有随意遭到删改之患。在电子计算机上起草、制作文件，这是档案管理的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。[④]许多情况下对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

2、有储存丢失之患。电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前存在着对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。比如法院在办公自动化系统设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有时候以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

3、有真伪不辨之患。电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些时候对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

4、有缺乏专业知识人才之患。电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。[⑤]从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分为兼职，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

三、解决问题的建议及意见

时代在前进，社会在发展，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求不断创新，如何变被动服务为主动服务,如何做到档案信息在体现司法公正的内在要求。笔者试就如何做好基层法院档案电子化管理工作谈几点意见。 

1、加强组织领导，完善档案管理体制，是档案工作在新形势下顺利进行的重要保证。应确立院长直接领导、办公室具体负责、各部门协同配合的档案工作体系，注重检查档案工作进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。在每年度的工作意见、目标管理考核办法、全年工作总结，院领导都要突出强调档案工作，真正做到档案工作与审判工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识，增强干警主动参与档案管理的积极性。 

2、注重加强专职档案人员培训，参加上级法院、档案局组织的档案业务培训，并邀请上级档案局的有关领导具体指导，主动向先进单位学习，通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。 

3、健全电子文件管理的检查审核制。2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求等等。

4、加强电子文件软、硬件设施管理，进一步优化档案管理工作环境，在抓好软件建设的同时，尤其要注重硬件设施的达标，严格按照标准要求配置设施，为提高档案管理水平创造良好的物质条件。同时充分发挥现代化设备的作用，将所有门类档案逐页扫描进行微机录入，实现照片档案、诉讼档案、文书档案等资料的数字化、信息化，逐步推广电子文档，强化档案网络建设，充分发挥内部局域网优势，进一步开发、利用、调取库存档案。

5、加强制度建设，规范档案管理，是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程，依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求，严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范和工作规程；二要实行报结案审查制度，每月报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭审查；三要确定归档限期制度，严格办理诉讼案卷移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范；四是要实行借卷登记审批制度，制定一此借阅、查阅档案规定，严格诉讼档案的管理，对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库；五要规范通报制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在局域网上通报。 

结束语：

档案管理工作对于法院的全局工作是十分重要的，我们应该正确认识其根本性和重要性。电子档案的应用前景是广阔的，我们应当在这条路上不断创新和优化，实现档案工作的简易性和稳定性的不断提高。在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足法院信息化建设和司法改革发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使法院的档案管理更健全、更高效。

参考文献

[1]《中华人民共和国档案法》

[2]中华人民共和国行业标准《电子文件归档与电子档案管理规范》

[3]马费成：《在数字环境下实现知识的组织和提供》，载于《郑州大学学报-哲学社会科学版》，2005年第07期。

[4]邱均平：《知识管理学》，武汉大学出版社，2005年版。

[5]邓绍兴、和宝荣：《档案管理学》，中国人民大学出版社，1989年版。

[6]韩玉梅、黄霄羽著：《外国档案管理》，中国人民大学出版社，1998年版。

[7] 冯惠玲、张辑哲著：《档案学概论（第二版）》，中国人民大学出版社，2006年版。

作者简介

齐书明，男，汉族，1985年11月20日生人。曾就读于东北农业大学电子信息工程专业，于2008年7月毕业，后就职于绥滨县人力资源和社会保障局社保办，现就职于绥滨县人民法院办公室，主要负责档案及司法鉴定工作。